Cần công chứng hoặc bản sao công chứng một giấy tờ?Need something notarized or a certified copy?
Anh/chị đừng lo. Chỉ cần gửi những giấy tờ mình đang có. HSVM sẽ hướng dẫn từng bước.Don't worry. Just send whatever documents you already have. HSVM will guide you step by step.
Chuyện của anh/chị giống trường hợp nào dưới đây?Which of these matches your situation?
Công Chứng Trực Tuyến (RON)Remote Online Notarization (RON)
Cần công chứng chữ ký qua video, không cần gửi giấy tờNeed a signature notarized by video, no mailing required
Có thể cần — HSVM sẽ hướng dẫnMay be required — HSVM will guide youBản Sao Y Bản ChínhCertified True Copy
Cần bản sao công chứng đối chiếu với giấy tờ gốcNeed a certified copy compared against the original
← Đổi trường hợpSwitch situation
Công Chứng Trực Tuyến (RON)Remote Online Notarization (RON)
Hiện anh/chị đang có giấy tờ gì?What do you currently have on hand?
- Giấy tờ cần công chứng chữ ký (ảnh chụp hoặc PDF để chuẩn bị trước buổi video)The document needing a notarized signature (photo or PDF, to prepare ahead of the video session)
- Giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp — sẽ cần xuất trình trực tiếp qua videoGovernment-issued photo ID — will need to be shown directly on video
Toàn bộ quy trình diễn ra qua video trực tuyến — không cần gửi giấy tờ qua bưu điện.The entire process happens over live video — nothing needs to be mailed.
Vì sao? Công chứng viên cần xác minh danh tính trực tiếp qua video trước khi chứng nhận chữ ký — đây là quy trình bắt buộc của công chứng trực tuyến. Why? The notary needs to verify identity directly over video before certifying the signature — a required step for remote online notarization.
Vì sao giấy tờ được xử lý như vậy?Why are documents handled this way?
Công chứng chữ ký được thực hiện trực tuyến — quý vị giữ giấy tờ trong tay suốt phiên ký. Sao y bản chính thì khác: cán bộ phải nhìn thấy bản gốc để đối chiếu, nên thủ tục này phải làm tại Việt Nam. Giấy tờ đã ép plastic không sao y được vì lớp nhựa che con dấu nổi. Signature notarization happens online — your documents stay in your hands throughout. Certified true copies are different: an officer must physically see the original to compare, so this must be done in Vietnam. Laminated documents cannot be certified because the plastic hides the embossed seal.
Quy trình HSVMHow HSVM handles it
- Quý vị gửi tài liệu và giấy tờ tùy thânYou send the document and your ID
- HSVM xác định thủ tục phù hợp (RON hay sao y tại Việt Nam)HSVM determines the right procedure (RON or certification in Vietnam)
- HSVM soạn thảo và tổ chức buổi ký trực tuyến, hoặc hướng dẫn người thân tại Việt NamHSVM drafts and runs the online signing, or guides your family in Vietnam
- HSVM gửi kết quả cho quý vịHSVM sends you the result
Lệ phí nhà nước được tính riêng theo quy định của cơ quan xử lý.
Phí vận chuyển (nếu có) sẽ được thông báo trước khi thực hiện.
Government fees are charged separately per the processing authority.
Shipping fees (if any) are disclosed before work begins.
Đây là giá khởi điểm, chưa phải báo giá cuối cùng. HSVM sẽ kiểm tra hồ sơ miễn phí và xác nhận chi phí cụ thể trước. Chỉ bắt đầu xử lý sau khi anh/chị đồng ý với báo giá. This is a starting price, not yet a final quotation. HSVM reviews your case for free and confirms the exact cost first. Work only begins after you approve the quotation.
Sau khi gửi hồ sơAfter you submit
- Hồ sơ sẽ được kiểm tra trong vòng 1–24 giờ làm việc.Your documents will be reviewed within 1–24 business hours.
- Nếu còn thiếu giấy tờ, sẽ được hướng dẫn trước khi tiếp tục xử lý.If something's missing, you'll be guided before processing continues.
- Nếu chọn nhầm, HSVM sẽ giúp chuyển sang đúng trường hợp — anh/chị không cần bắt đầu lại.If you picked the wrong one, HSVM will help move you to the correct situation — you won't need to start over.
- Chỉ thanh toán sau khi hồ sơ được xác nhận.Payment is only requested after your case is confirmed.
← Đổi trường hợpSwitch situation
Bản Sao Y Bản ChínhCertified True Copy
Lưu ý quan trọng: Giấy tờ đã ép plastic không thể chứng nhận bản sao từ bản chính. HSVM sẽ kiểm tra hồ sơ trước để hướng dẫn phương án phù hợp.Important note: Laminated documents cannot be certified as copies from the original. HSVM will review your documents beforehand to guide you on the appropriate approach.
Hiện anh/chị đang có giấy tờ gì?What do you currently have on hand?
- Giấy tờ gốc thật — không chấp nhận bản sao khácThe true original document — never another copy
Hồ sơ được xử lý trực tuyến — nhưng giấy tờ GỐC (không phải bản sao) cần được xác thực trước.Processed online — but the ORIGINAL document (not a copy) must be verified first.
Vì sao? Cơ quan công chứng cần đối chiếu trực tiếp với bản gốc để xác nhận bản sao là chính xác — đây là lý do bản sao của một bản sao không được chấp nhận. Why? The notarizing authority needs to compare directly against the original to confirm the copy is accurate — this is why a copy of a copy is not accepted.
Vì sao giấy tờ được xử lý như vậy?Why are documents handled this way?
Công chứng chữ ký được thực hiện trực tuyến — quý vị giữ giấy tờ trong tay suốt phiên ký. Sao y bản chính thì khác: cán bộ phải nhìn thấy bản gốc để đối chiếu, nên thủ tục này phải làm tại Việt Nam. Giấy tờ đã ép plastic không sao y được vì lớp nhựa che con dấu nổi. Signature notarization happens online — your documents stay in your hands throughout. Certified true copies are different: an officer must physically see the original to compare, so this must be done in Vietnam. Laminated documents cannot be certified because the plastic hides the embossed seal.
Lệ phí nhà nước được tính riêng theo quy định của cơ quan xử lý.
Phí vận chuyển (nếu có) sẽ được thông báo trước khi thực hiện.
Government fees are charged separately per the processing authority.
Shipping fees (if any) are disclosed before work begins.
Đây là giá khởi điểm, chưa phải báo giá cuối cùng. HSVM sẽ kiểm tra hồ sơ miễn phí và xác nhận chi phí cụ thể trước. Chỉ bắt đầu xử lý sau khi anh/chị đồng ý với báo giá. This is a starting price, not yet a final quotation. HSVM reviews your case for free and confirms the exact cost first. Work only begins after you approve the quotation.
Sau khi gửi hồ sơAfter you submit
- Hồ sơ sẽ được kiểm tra trong vòng 1–24 giờ làm việc.Your documents will be reviewed within 1–24 business hours.
- Nếu còn thiếu giấy tờ, sẽ được hướng dẫn trước khi tiếp tục xử lý.If something's missing, you'll be guided before processing continues.
- Nếu chọn nhầm, HSVM sẽ giúp chuyển sang đúng trường hợp — anh/chị không cần bắt đầu lại.If you picked the wrong one, HSVM will help move you to the correct situation — you won't need to start over.
- Chỉ thanh toán sau khi hồ sơ được xác nhận.Payment is only requested after your case is confirmed.